Zanim cokolwiek zrobisz: nie otwieraj i nie przenoś
Najważniejsza zasada mieści się w jednym zdaniu: podejrzanej przesyłki się nie otwiera, nie przenosi, nie potrząsa i nie zanurza w wodzie. Nie sprawdza się jej „na wszelki wypadek” i nie nosi do kierownika, żeby zobaczył. Ocena zawartości to zadanie służb, nie pracownika sekretariatu.
Ten tekst nie jest instrukcją rozpoznawania ładunków — takiej instrukcji nie powinien dostawać personel biurowy. Jest opisem tego, co ma się wydarzyć organizacyjnie: kto podejmuje decyzję, kogo się powiadamia, jak odizolować miejsce i jak komunikować się z resztą ludzi w budynku.
Co powinno zwrócić uwagę
Przesyłka zasługuje na ostrożność, gdy odbiega od normalnego obiegu korespondencji w Waszej organizacji. Typowo chodzi o sytuacje, w których:
- nadawca jest nieznany, a przesyłki nikt się nie spodziewał,
- brakuje danych nadawcy albo adres wygląda na celowo nieczytelny,
- przesyłka jest nieproporcjonalnie ciężka, sztywna lub nierównomiernie wypełniona,
- widać wystające elementy, plamy, przebarwienia albo wyczuwalny jest nietypowy zapach,
- opakowanie jest nadmiernie zabezpieczone — owinięte taśmą ponad potrzebę,
- adresat jest wskazany nietypowo, na przykład samą funkcją, bez nazwiska.
Żadna z tych cech z osobna nie przesądza o niczym. Chodzi o to, by pracownik wiedział, że ma prawo uznać przesyłkę za podejrzaną i uruchomić procedurę, nie narażając się na zarzut przesadnej reakcji. To kwestia kultury organizacyjnej, nie checklisty.
Procedura krok po kroku
- Odłóż i nie dotykaj. Jeśli przesyłka jest już w rękach — odłóż ją na miejsce, w którym leży, i odsuń się. Nie wynoś jej z pomieszczenia.
- Opuść pomieszczenie i zamknij drzwi. Ogranicz dostęp — nikt nie wchodzi „tylko zobaczyć”.
- Powiadom osobę decyzyjną wskazaną w procedurze: dyrektora, kierownika obiektu albo osobę go zastępującą.
- Zadzwoń pod 112. Przekaż, gdzie jest przesyłka, jak wygląda, kto miał z nią kontakt i ile osób przebywa w budynku. Dalsze decyzje podejmują służby.
- Zabezpiecz dostęp do pomieszczenia i drogi dojazdowej dla służb.
- Wykonuj polecenia służb po ich przyjeździe — także wtedy, gdy oznaczają ewakuację albo pozostanie na miejscu.
- Zanotuj przebieg zdarzenia: godziny, osoby, decyzje. Przyda się zarówno służbom, jak i Wam przy późniejszym omówieniu.
Jeśli doszło do kontaktu z nieznaną substancją, która wysypała się z przesyłki, powiedzcie o tym dyspozytorowi 112 od razu — to zmienia sposób działania służb i dotyczy osób, które miały kontakt.
Czego nie robić
- Nie otwierać, nie przecinać, nie rozrywać opakowania.
- Nie przenosić przesyłki na zewnątrz budynku ani do innego pomieszczenia.
- Nie używać telefonu komórkowego ani radiotelefonu bezpośrednio przy przesyłce — zasada ostrożności stosowana przez służby. Dzwońcie z innego pomieszczenia.
- Nie zalewać wodą i nie wkładać do pojemnika.
- Nie zwoływać ludzi, żeby ocenili sytuację.
- Nie publikować informacji w mediach społecznościowych przed zakończeniem działań służb.
Co trzeba przygotować wcześniej
Procedura zadziała tylko wtedy, gdy część rzeczy została ustalona, zanim przesyłka przyszła:
- Imienne role: kto decyduje, kto dzwoni, kto zabezpiecza dostęp, kto odbiera służby przy wejściu — i kto ich zastępuje podczas nieobecności.
- Jeden komunikat dla pracowników i — w przypadku szkoły — dla rodziców, z jednego źródła. Brak komunikatu wypełniają plotki.
- Miejsce bezpieczne i trasa dojścia do niego, jeśli służby zdecydują o ewakuacji.
- Uporządkowany obieg korespondencji — kto odbiera przesyłki i gdzie je przyjmuje. Jeśli paczki lądują w pięciu różnych miejscach, nikt nie zauważy, że któraś odstaje od normy.
- Krótka instrukcja przy stanowisku, na którym odbiera się korespondencję. W stresie nikt nie szuka segregatora z procedurami.
Dlaczego warto to przećwiczyć
Procedura, której nikt nie przećwiczył, w stresie nie zadziała — to zdanie powtarzamy w każdym szkoleniu i dotyczy ono także przesyłek. Najczęstsze błędy, jakie obserwujemy, nie wynikają ze złej woli, tylko z odruchu: ktoś chce „sprawdzić, czy to nie żart”, ktoś inny niesie paczkę do przełożonego, a trzecia osoba robi zdjęcie i wrzuca do grupy. Każde z tych zachowań pogarsza sytuację.
Dlatego ćwiczymy nie samo wezwanie służb, ale te pierwsze kilkadziesiąt sekund — od momentu, w którym pracownik pomyśli „coś jest nie tak”.
Jak możemy pomóc
Przeglądamy obecne procedury, przygotowujemy brakujące dokumenty, porządkujemy role i omawiamy wszystko z personelem — a potem ćwiczymy w uzgodnionej formie. Doświadczenie z sekcji pirotechnicznych jednostki specjalnej przekładamy na proste instrukcje dla ludzi, którzy nie są specjalistami i nie muszą nimi być. Pracujemy na Dolnym Śląsku.
Więcej: Procedury na alarm bombowy dla szkół i firm oraz szkolenia i ćwiczenia dla personelu. Szerzej o zgłoszeniu groźby i karcie zgłoszenia piszemy w poradniku o alarmie bombowym.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna: 606 515 647.
Uwaga
Tekst opisuje postępowanie organizacyjne i nie zastępuje poleceń służb ani wewnętrznych procedur Waszej organizacji. W razie podejrzenia zawsze decyduje kontakt z numerem alarmowym 112 i instrukcje przekazane przez dyspozytora oraz służby na miejscu.